Rechnungen erstellen und versenden

Diese Hinweise ersetzen nicht den Rat eines Steuerberaters, die Beratung durch Wirtschaftsprüfer und die Abstimmung mit Rechnungsempfängern.


Regeln

  • 1 PDF = 1 Rechnung
  • 1 Steuersatz = 1 Rechnung
  • 1 Bestellung = 1 Rechnung
  • 1 Bestellposition = 1 Rechnungsposition
  • Bestellnummer und -Position angeben
  • E-Mail-Adresse für Rückfragen angeben

Empfänger müssen zustimmen

 

Wie Rechnungen zugestellt werden, bestimmen die Kunden. Kunden, die ihre Prozesse digitalisiert haben, bestehen oft schon bei der Ausschreibung auf Elektronische Rechnungen (UBL, ZUGFeRD, openTRANS). Papierrechnungen oder einfache PDF-Rechnungen können abgewiesen werden.

Papierrechnung als PDF senden

 

Rechnungen dürfen nur im Original angenommen werden. Ausgedruckte Rechnungen, die beim Rechnungsversender gescannt werden, um sie in einer E-Mail als PDF zu senden, sind digitale Kopien. Original sind Rechnungen nur, wenn sie direkt als E-Rechnung, EDI, PDF oder Ausdruck erstellt und ohne Medienbruch an den Empfänger übermittelt werden.

Bezug zur Bestellung

 

Rechnungen und Gutschriften werden schneller bearbeitet, wenn die Bestellnummern und Bestellpositionen angegeben sind. Pro Bestellung eine Rechnung, pro Bestellposition eine Rechnungsposition.

Gutschriften nie mit negativer Summe

 

Gutschriften mit Bezug zu der Bestellung, den Bestellpositionen oder zur urpsrünglichen Rechnung und immer mit positiven Beträgen.

Anlagen zu E-Mail-Rechnungen

 

Anlagen als Extra-PDF direkt mit der E-Mail mitsenden. Anlagen entsprechend benennen, z. B. "Leistungsnachweis.pdf" usw., vermeiden Sie Sonderzeichen.

Digitale oder E-Rechnung?

 

Digitale Rechnungen werden ohne Medienbruch direkt als einfaches PDF erzeugt und meist als Anhang einer E-Mail zugestellt. Das spart für den Rechnungssteller erst einmal Porto. Bei einfachen PDF ist aber nicht garantiert, dass das PDF noch in zehn Jahren vom Betriebsprüfer lesbar ist.

Bei Elektronischen Rechnungen (ZUGFeRD, UBL) garantiert eine weltweite Norm (PDF/A-3), dass die Rechnung noch in zehn Jahren vom Betriebsprüfer gelesen werden kann. Außerdem ist in jeder E-Rechnung eine XML-Datei. In dem XML können Programme die Informationen der Rechnung (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Bestellposition, Mengen, Summen, Steuerbeträge, Boni, Skonto, Leistungszeitraum, Steuernummern) autonom erkennen. Elektronische Rechnungen müssen nicht mehr manuell oder via OCR erfasst werden.

ZUGFeRD, openTRANS oder UBL?

 

Die Tendenz geht in Richtung UBL 2.1.
Am 31.10.2014 hat die Europäische Union beschlossen:
"Auf den von OASIS (Organization for the Advancement of Structured Information Standards) entwickelten Standard Universal Business Language, Version 2.1 kann bei der Vergabe öffentlicher Aufträge Bezug genommen werden." Mehr Informationen
In Österreich müssen bereits seit 2014 Rechnungen über Waren und Dienstleistungen an österreichische Bundesdienststellen in UBL eingereicht werden. Papierrechnungen werden nicht mehr akzeptiert. Mehr Informationen
Das deutsche Bundeskabinett hat am 13.07.2016 beschlossen, ein E-Rechnungs-Gesetz auf den Weg zu bringen. Der Entwurf legt sich ebenfalls auf die europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung im Sinne des Artikels 2 Absatz 1 Buchstabe b der Verordnung (VO) Nummer 1025/2012 fest. Mehr Informationen

Wird ZUGFeRD immer akzeptiert?

 

Wie Rechnungen eingereicht werden, können die Rechnungsempfänger bestimmen. Auch wenn UBL für bestimmte Szenarien notwendig ist, ZUGFeRD Rechnungen sind allemal vernünftiger als Papierrechnungen. Empfänger, die E-Rechnungen verarbeiten, können meist auch ZUGFeRD integrieren. Und alle anderen, die PDF noch abtippen, merken gar nicht, dass es eine E-Rechnung ist.