Rechnungen erstellen und versenden

Diese Hinweise ersetzen nicht die Beratung durch Ihren Steuerberater, die Beratung durch Wirtschaftsprüfer und die Abstimmung mit Ihren Rechnungsempfängern.


Nützliche Regeln

  • Einen MwSt-Prozentsatz pro Rechnung
  • Eine Kunden-Bestellung pro Rechnung
  • Für jede Kunden-Bestell-Position eine Rechnungs-Position
  • Pro Rechnungs-Position die betreffende Kunden-Bestell-Position angeben
  • Maschinell lesbare Rechnungen versenden, oder zumindest ein direkt erzeugtes PDF
  • Niemals ausgedruckte Rechnungen als PDF scannen und versenden
  • In einem PDF immer nur eine Rechnung (ohne Kopien)
  • Immer eine E-Mail-Adresse für Rückfragen angeben

Empfänger müssen zustimmen

 

Wie Rechnungen zugestellt werden, bestimmen Ihre Kunden. Kunden, die ihre Prozesse digitalisiert haben, bestehen oft schon bei der Ausschreibung auf Elektronische Rechnungen (PEPPOL, UBL 2.1, XRechnung, ZUGFeRD, IDoc etc.). Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen können dann abgewiesen werden. Die Verwaltungen der Bundesrepublik werden ab Ende 2018 auf XRechnung via PEPPOL oder ZUGFeRD bestehen.

Ausgedruckte Rechnung als E-Mail senden

 

Machen Sie das bitte niemals. Gedruckte und gescannte Rechnungen sind schlecht lesbar und unnötig groß. Viel wichtiger ist aber: für den Vorsteuerabzug muss die Integrität und Authentizität der originalen Rechnung geprüft werden § 14 Abs. 4 UStG. Druckt der Rechnungssteller die Rechnung erst aus, scannt sie dann, um sie (preiswert) als PDF in einer E-Mail zu versenden erhält der Empfänger nie das Original. Original sind Rechnungen nur, wenn sie ohne Medienbruch erstellt und versandt werden.

Bezug zur Bestellung

 

Bitte pro Bestellung eine Rechnung und pro Bestellposition eine Rechnungsposition. Die Bestellposition muss identisch sein mit der Bestllposition.

Gutschriften NIE mit negativer Summe

 

Gutschriften immer mit positiven Summen UND mit Bezug zu der Bestellung, den Bestellpositionen und der urpsrünglichen Rechnung.

Anlagen zu PDF-Rechnungen

 

Digitale Rechnungen müssen in Deutschland zehn Jahre digital aufbewahrt werden, Anlagen meist nicht. Senden Sie Anlagen immer extra zur Rechnung. Benennen Sie die Anlagen entsprechend, z. B. "Leistungsnachweis.pdf". Vermeiden Sie bei der Benennung Sonder- und Leerzeichen wie z. B. ß, ü oder Schrägstriche.

Digitale Rechnung (PDF) oder ZUGFeRD?

 

Digitale Rechnungen werden ohne Medienbruch direkt als maschinenlesbares PDF erzeugt und meist als Anhang einer E-Mail zugestellt. Das spart für den Rechnungssteller erst einmal Porto und bei dem Empfänger Erfassungsaufwand. Einfache PDF können aber möglicherweise in ein paar Jahren nicht mehr angeschaut werden.

Bei ZUGFeRD garantiert eine weltweite Norm (PDF/A-3), dass diese Rechnungen noch in zehn Jahren gelesen werden können. Außerdem ist in jeder ZUGFeRD eine XML-Datei. In dem XML können Programme die Informationen der Rechnung (Absender, Empfänger, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Bestellnummer, Bestellposition, Mengen, Summen, Steuerbeträge, Boni, Skonto, Leistungszeitraum, Steuernummern) autonom erkennen. ZUGFeRD Rechnungen müssen nicht mehr manuell oder via OCR erfasst werden.

Übrigends stellt TRUSTpact eine API bereit mit der normale PDF in XRechnung, ZUGFeRD oder andere Strukturen konvertiert werden können.

Wird ZUGFeRD immer akzeptiert?

 

Wie Rechnungen eingereicht werden, kann jeder Rechnungsempfänger für sich bestimmen. Ab November 2018 verpflichtet die EU-Richtlinie 2015/55/EU alle öffentlichen Auftraggeber zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Die EU verspricht sich von der Umstellung Einsparungen von 6,5 Milliarden Euro. Seit dem 27.11.2018 gilt in Deutschland für Bundesbehörden die E-Rechnungs-Verordnung in der die XRechnung maßgeblich ist. Ab 27.11.2019 folgen alle subzentralen öffentlichen Auftraggeber, Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber. Ab 27. November 2020 müssen Rechnungssteller Rechnungen über 1000€ an die gesamte ÖV in elektronischer Form ausstellen und übermitteln.

TRUSTpact stellt einen Service bereit mit dem Rechnungen in Elektronische Strukturen konvertiert werden können.

XRechnung oder ZUGFeRD?

 

Falls Sie sich gerade für eine Struktur entscheiden müssen: favorisieren Sie die XRechnung.

Warum?

  • Investitutionsschutz durch EU-weite regulatorische Anforderung an Business2Government
  • XRechnung bildet die erforderlichen Angaben einer Rechnung maschinenlesbar ab. Die Inhalte sind eindeutig beschrieben und um Geschäftsregeln ergänzt.
  • Zahlreiche Cloud-Services
  • Erfüllung von Qualitätsmanagement
  • Bei Bedarf bietet TRUSTpact einen Sende- und Empfangs-Zugangspunkt durch ein offizielles PEPPOL-Zertifikat
  • Die Verwendung des Standards in weiteren Szenarien, z. B. im Bereich B2B ist möglich
  • Wenn Handelspartner national oder branchenspezifisch mit der XRechnung zusätzliche Informationselemente liefern möchten bzw. benötigen, kann diese Anforderung durch Entwicklung einer Erweiterung zur vorhandenen Spezifikation abgedeckt werden (siehe Dokument EN 16931-1:2017 „Elektronische Rechnungsstellung — Teil 1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung“ September 2017, Abschnitt 4.3, Abs. 2).